Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Lưu ý: Hầu hết các doanh nghiệp,  Tổ chức, cá nhân kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử đều có mã của cơ quan thuế.

            Doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực: Điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

          Lưu ý:  Dù là doanh nghiệp tổ chức kinh tế  thuộc đối tượng trên phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nếu thuộc những trường hợp sau:

            Trường hợp 1: Là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế có rủi ro cao về thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế có rủi ro cao về thuế được quy định rõ tại điểm b khoản 3 Điều 6 Thông tư 68/2019/TT-BTC với các tiêu chí cụ thể. Theo đó, doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế là doanh nghiệp thỏa mãn 02 điều kiện sau:

Điều kiện 1: Có vốn chủ sở hữu dưới 15 tỷ đồng;

Điều kiện 2: Có một trong các dấu hiệu sau:

- Không có quyền sở hữu, quyền sử dụng hợp pháp các cơ sở vật chất sau: Nhà máy; xưởng sản xuất; kho hàng; phương tiện vận tải; cửa hàng và các cơ sở vật chất khác.

- Doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực khai thác đất, đá, cát, sỏi.

- Doanh nghiệp có giao dịch qua ngân hàng đáng ngờ theo quy định của pháp luật về phòng, chống rửa tiền.

- Doanh nghiệp có doanh thu từ việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho các doanh nghiệp khác mà chủ các doanh nghiệp này có mối quan hệ cha mẹ, vợ chồng, anh chị em ruột hoặc quan hệ liên kết sở hữu chéo chiếm tỷ trọng trên 50% trên tổng doanh thu kinh doanh trên Tờ khai quyết toán thuế TNDN của năm quyết toán.

- Doanh nghiệp không thực hiện kê khai thuế theo quy định.

- Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh từ 02 lần trở lên trong vòng 12 tháng mà không khai báo theo quy định hoặc không kê khai, nộp thuế ở nơi đăng ký mới.

- Doanh nghiệp đang mua hóa đơn của cơ quan thuế (thực hiện Quyết định “về việc doanh nghiệp có rủi ro cao chuyển sang sử dụng hóa đơn của cơ quan thuế”) được cơ quan thuế Thông báo chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

- Trong thời gian 01 năm tính đến thời điểm đánh giá:

+ Doanh nghiệp bị cơ quan thuế ban hành Quyết định xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn liên quan đến hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp, sử dụng bất hợp pháp hóa đơn dẫn đến trốn thuế, gian lận thuế, nộp chậm tiền thuế, khai thiếu nghĩa vụ thuế và bị xử phạt từ 20 triệu đồng trở lên;

+ Doanh nghiệp bị cơ quan thuế ban hành Quyết định xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn 02 lần/năm với tổng số tiền phạt 08 triệu đồng trở lên;

+ Doanh nghiệp bị cơ quan thuế ban hành Quyết định xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn từ 03 lần/năm.

Trường hợp 2: Tự nguyện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Trên đây là toàn bộ đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế. Trước khi đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh khác cần xem mình thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn có mã hay không có mã để đăng ký theo đúng quy định.

1. Thủ tục đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử:

Theo Điều 14 Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định cụ thể như sau:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 1, khoản 3, khoản 4 Điều 12 Nghị định này truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Nội dung thông tin đăng ký theo mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 
---------------

TỜ KHAI

Đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử

Tên người nộp thuế: ....................................................................................................

Mã số thuế: .................................................................................................................

Người liên hệ: .............................................................................................................

Địa chỉ liên hệ: .............................................................................................................

Địa chỉ thư điện tử: ......................................................................................................

Điện thoại liên hệ: ........................................................................................................

Theo Nghị định số ………/2018/NĐ-CP ngày ... tháng ... năm 2018 của Chính phủ, chúng tôi/tôi thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử. Chúng tôi/tôi đăng ký/thay đổi thông tin đã đăng ký với cơ quan thuế về việc sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

- Áp dụng hóa đơn điện tử:

□ Có mã của cơ quan thuế

□ Không có mã của cơ quan thuế

- Đăng ký giao dịch qua:

□ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (theo khoản...Điều ...Nghị định)

□ Tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử

- Loại hóa đơn sử dụng:

□ Hóa đơn GTGT

□ Hóa đơn bán hàng

□ Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền

□ Các loại hóa đơn khác

- Danh sách chứng thư số sử dụng:

Chúng tôi cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của nội dung nêu trên và thực hiện theo đúng quy định của pháp luật./.

 ……, ngày…….. tháng….. năm…..
NGƯỜI NỘP THUẾ hoặc 
ĐẠI DIỆN HỢP PHÁP CỦA NGƯỜI NỘP THUẾ
(Chữ ký số, chữ ký điện tử của người nộp thuế)

     Thời hạn giải quyết:

• Trong 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, cá nhân kinh doanh => cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo theo mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, cá nhân kinh doanh về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế qua cổng thông tin điện tử (qua địa chỉ đã được đăng ký với cơ quan thuế).

Những lưu ý trước khi làm  thông báo phát hành hóa đơn điện tử:

• Phải có chữ ký số.
• Máy tính đã cài phần mềm HTKK mới nhất => Để làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử trên đây và kết xuất XML.
• Quyết định sử dụng hóa đơn và hóa đơn mẫu => Phải SCAN đính kèm vào file Word để nộp qua mạng.

Thông tin trên thông báo phát hành hóa đơn:

• Thông tin tên, địa chỉ đơn vị phát hành ghi đúng với thông tin đăng ký thuế.
• Mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn không bị trủng với các hóa đơn đã thông báo phát hành.
• Mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn phải đúng với thông tin trên mẫu hóa đơn đính kèm.
• Ngày bắt đầu sử dụng phải đúng quy định; ví dụ ngày gửi thông báo phát hành là ngày 24/02/2020 thì ngày bắt đầu sử dụng phải ghi là từ ngày 26/02/2020 (không được ghi ngày bắt đầu sử dụng là 25/02/2020 hay 23/02/2020).
• Phải ghi thông tin doanh nghiệp cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử và phải khớp với thông tin trên quyết định áp dụng hóa đơn điện tử đính kèm.

Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử:

• Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử phải có chữ ký, đóng dấu của người nộp thuế.
• Nội dung trên quyết định phải đầy đủ các nội dung theo mẫu quyết định.

Hóa đơn mẫu:

• Hóa đơn mẫu phải có đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc của hóa đơn.
• Thông tin tên, địa chỉ đơn vị trên hóa đơn mẫu phải đúng với thông tin đăng ký thuế.

1. Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:

Theo điều 15 Nghị định 119/2018/NĐ-CP và điều 9 Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định:

1. Cơ quan thuế ngừng cấp mã hóa đơn điện tử trong các trường hợp sau:
2. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã thuế;
3. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;
4. Doanh nghiệp, tố chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh;
5. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế;
6. Trường hợp khác như sau:

• Trường hợp có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;
• Trường hợp có hành vi lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế phục vụ mục đích bán hàng hóa , cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân bị cơ quan thuế;
• Trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện doanh nghiệp không có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật. Căn cứ kết quả thanh tra, kiểm tra, nếu cơ quan thuế xác định doanh nghiệp được thành lập nhằm mục đích mua bán, sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp hoặc sử dụng bất hợp pháp hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định đồng thời cơ quan thuế ban hành quyết định thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

2. Các trường hợp nêu trên được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sau khi thông báo với cơ quan thuế về việc tiếp tục kinh doanh hoặc được cơ quan thuế khôi phục mã số thuế, được bãi bỏ quyết định cưỡng chế nợ thuế.
3. Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh tạm ngừng kinh doanh cần có hóa đơn điện tử giao cho người mua để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày cơ quan thuế có thông báo tạm ngừng kinh doanh có văn bản thông báo với cơ quan thuế được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử (tức là sử dụng hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh).